Savjeti za pisanje poslovnog e-maila

Elektronička pošta danas je jedan od dominantnijih načina poslovne i privatne komunikacije. Iako su prošlo godine i godine od prvih e-mailova, mnogi još uvijek ne drže do pravila poslovnog bontona i pravilne poslovne e-mail komunikacije. Pravila formalnog poslovnog dopisivanja važno je znati, a još više ih se i pridržavati. Donosimo vam tri nezaobilazna koraka kojih biste se trebali držati prilikom pisanja poslovnog e-maila. 

1. Jasno upišite e-mail adresu primatelja i naslov poruke

Prvo i najvažnije, ako ne upišete točnu e-mail adresu primatelja poruke, ta osoba neće nikada niti vidjeti poruku. Što konkretniji i kraći naslov e-maila jasno će primatelju dati do znanja o čemu se radi te su manje šanse da ga slučajno obriše misleći da su reklame ili nešto nezanimljivo. Ako možete u jednoj riječi naznačiti o čemu je riječ u mailu, još i bolje!

2. Oslovljavanje osobe kojoj šaljete poslovni e-mail

Vrlo je važno zapamtiti da prilikom pisanja poslovnog e-maila treba s poštovanjem osloviti osobu kojoj se obraćate. Ako vam je ime i/ili spol osobe kojoj šaljete elektroničku poštu nisu poznati, tada biste poruku trebali započeti s izrazom "Poštovani / Poštovana,". Ako znate kome šaljete poruku, ali ne poznajete se osobno, mail bi trebao započeti s izrazom "Poštovani gospodine Anić,  / Poštovana gospođo Anić,". U slučaju da ste već uspostavili komunikaciju i povezali se s osobom te ostvarili malo ležerniju komunikaciju, tek tada je prihvatljivo poruku započeti s "Dragi / Draga (ime osobe)". 

Nakon pozdravnog oslovljavanja nikad ne stavljate uskličnik ili točku, već zarez. Minimalno jedan redak morate pustiti prazan nakon oslovljavanja osobe, a prva riječ koja slijedi nakon pozdrava piše se malim početnim slovom, osim u slučaju kada se radi o riječi koja inače počinje velikim slovom ili osobnoj imenici. 

3. Pazite na tekst poruke i njegov pravopis

Svaka e-mail poruka trebala bi zadovoljavati određenu formu pisanja. E-mail, posebno onaj poslan u poslovne svrhe uvijek treba početi s pozdravom, a završiti pristojnim pozdravom i potpisom. Nakon oslovljavanja slijedi tekst poruke, čiji prvi ulomak treba biti uvodni dio kojim ćete primatelja uvesti u osnovni sadržaj e-maila. 

U sljedećim se ulomcima ukratko navode dodatna objašnjenja i sama bit poruke. Ako ste priložili detaljnije opise, fotografije ili određene dokumente, u tekstu maila navedite što ste sve priložili. Vrlo je važno da poruka bude stilski, gramatički i pravopisno ispravna. Ako niste 100% sigurni u neke riječi ili izraze, provjerite ih u hrvatskom pravopisu ili koristite neki od besplatnih online alata za provjeru gramatike. Tekst poruke neka bude što kraći, jasniji i pregledniji.

Tekst završite s pristojnim pozdravom poput "S poštovanjem" ili "Srdačan pozdrav" te se potpišite imenom i prezimenom, a ako imate elektronički potpis s podacima poduzeća u kojem radite, svakako ga uvrstite na kraj poruke. 

Iako za razliku od osobnog e-maila, onaj poslovni treba biti malo profesionalniji i ozbiljniji, napisati ga i nije toliko zahtjevno, zar ne? Jedino što je važno jest da se držite određenih pravila poslovnog bontona prilikom pismene poslovne komunikacije. 

(I: eCroatia.info)